Comece separando as compras em três grupos: nota emitida que você não recebeu; fornecedor que deveria emitir e não emitiu; compra de pessoa dispensada de emitir naquela operação. Cada grupo tem um caminho dferente. Depois, conte o estoque e relacione as peças às compras. Isso permite cobrar o documento certo e definir como corrigir o histórico da loja.
Você comprou um lote, anunciou as peças, começou a vender e só depois percebeu que tem comprovantes de Pix, mas nenhum XML. A pergunta agora é prática: como organizar o que já aconteceu sem parar no conselho genérico de “falar com o contador”?
Primeiro: descubra se a nota está faltando ou nunca existiu
Peça ao fornecedor a chave de acesso e o XML da compra. Confira também se o sistema utilizado pela sua contabilidade já recebeu o documento emitido para o seu CNPJ.
Se a NF-e existe, compare fornecedor, destinatário, produtos, quantidades e valores. Depois, encaminhe o arquivo para registro e conciliação com o estoque. Esse caminho recupera um documento existente; não exige inventar uma nova compra.
Se o fornecedor disser que não emitiu, registre a resposta e avance para o próximo grupo.
Qual caminho se aplica à minha compra?
| Situação encontrada | Próxima ação concreta | O que precisa ficar resolvido |
|---|---|---|
| A nota existe, mas você não tem o XML | Solicitar o arquivo e conferir a compra | Documento recuperado e registro conferido |
| O fornecedor era obrigado a emitir, mas não emitiu | Cobrar a documentação da operação real e organizar o histórico com a contabilidade | Tratamento da falta do documento e dos registros afetados |
| O vendedor estava legalmente dispensado naquela operação | Identificar a hipótese de emissão de entrada pelo comprador | Documento correto, emitido pela pessoa responsável |
| O fornecedor sumiu ou recusa a documentação | Reunir provas e definir o procedimento perante o fisco do estado da loja | Regularização formal do histórico, sem notas de operações fictícias |
| A compra foi feita no CPF antes da empresa existir | Separar esse lote dos demais e documentar como passará ao negócio | Tratamento da passagem para a empresa; não reescrever a compra original |
Fornecedor que não quer emitir e fornecedor dispensado são situações diferentes. Em São Paulo, o artigo 203 exige que o destinatário cobre documento de quem deva emiti-lo. Já o artigo 136 prevê emissão de entrada em hipóteses específicas, como recebimento de pessoa não obrigada à emissão. RICMS/SP: artigos 203 e 204, na página que reúne os artigos 182 a 204 e artigo 136.
Comprar no Brás não muda essa distinção. E a localização do fornecedor não determina, sozinha, o procedimento da sua loja em outro estado.
O fornecedor não resolve. Existe um caminho em Minas Gerais?
Sim. A SEF/MG mantém um procedimento de denúncia espontânea de ICMS que inclui aquisição ou manutenção de mercadorias em estoque sem documento fiscal. É um caminho formal a avaliar para uma empresa mineira, com relato da ocorrência e documentação do que precisa ser corrigido.
A própria orientação distingue situações com imposto devido de falhas apenas acessórias e condiciona o procedimento à inexistência de ação fiscal já iniciada sobre o mesmo objeto e período. Também exige o cumprimento das condições de regularização. Portanto, o protocolo não equivale a perdão automático nem substitui as providências seguintes. SEF/MG: denúncia espontânea de ICMS e serviços para protocolo.
Para uma loja paulista, há orientação de uso do SIPET em casos de recebimento irregular sem documento. A consulta citada trata especificamente de devolução entre contribuintes: ela ajuda a identificar o canal, mas não transforma essa resposta em receita pronta para toda compra de roupas. Sefaz/SP: RC 33200/2026, itens 10 e 11.
O que fazer na segunda-feira: um roteiro de trabalho
1. Monte uma relação por fornecedor. Registre data, valor pago, descrição, quantidade, documento disponível e contato. Comece pelos lotes de maior valor e pelas peças que ainda estão sendo vendidas.
2. Conte as peças disponíveis. Separe tamanho, cor e modelo. Marque o que já foi vendido para não limitar a revisão ao estoque restante.
3. Faça a cobrança por escrito. Uma mensagem objetiva pode ser: “Preciso do XML e da chave da NF-e referente à compra de [data], no valor de [valor], feita pelo CNPJ [número]. O pedido foi [identificação]. Pode confirmar a emissão e enviar os arquivos?”.
4. Entregue à contabilidade uma lista de decisões. Para cada lote, solicite a definição do documento cabível, dos registros a corrigir, de eventual tributo e da necessidade de atendimento na Sefaz. Peça responsável e prazo para cada providência.
5. Mude a próxima compra. Combine previamente quem vai faturar e quando enviará o XML. Faça a conferência documental no recebimento, junto da contagem das peças.
Esse roteiro organiza o trabalho; sua conclusão depende da resposta dos fornecedores e dos procedimentos necessários, não de um prazo prometido para regularização.
Exemplo: 100 camisetas compradas, 60 vendidas e 40 na prateleira
Em um exemplo ilustrativo, uma loja pagou R$ 2.000 por 100 camisetas, já vendeu 60 e tem 40 disponíveis. O levantamento começa pelas 100 unidades e pelo pagamento de R$ 2.000, não apenas pelas 40 restantes.
As 60 vendidas precisam ser relacionadas às saídas e ao custo; as outras 40, ao saldo físico. Se a revisão considerar só o que está na prateleira, uma parte do histórico continuará sem explicação.
Perguntas que o lojista costuma fazer
Já pago o DAS. Ainda preciso resolver as compras?
Sim. O imposto sobre as vendas e os documentos de aquisição cumprem funções diferentes. O DAS pago não preenche a falta de documentação de um lote.
Posso fazer uma nota de entrada de todo o estoque de uma vez?
Primeiro classifique as compras pela tabela acima. Somar valores em uma única nota, sem identificar a hipótese legal e as operações, não resolve o histórico. O documento deve ser consequência do diagnóstico.
Tenho só Pix e conversa com o fornecedor. O que devo fazer?
Guarde. Eles ajudam a identificar participantes, datas e valores. São evidências úteis para reconstruir a compra, embora não substituam automaticamente o documento fiscal exigido.
Posso continuar vendendo o lote enquanto resolvo?
Trate o lote como uma pendência prioritária, identifique as unidades e defina com o responsável fiscal a destinação e a possibilidade de novas saídas. Vender tudo para “acabar com o problema” dificulta o levantamento e não corrige o histórico.
Quer estruturar esse levantamento com uma contabilidade que entende lojas online? Informe seu estado, os canais em que vende e se as compras sem documento já foram revendidas. Isso dá contexto à conversa sobre a sua operação.
